工具书是图书馆藏书中的一个十分重要的部分，工具书收藏的质量直接反映了图书馆的藏书质量。在工作中，我们逐步积累了一些西文工具书采访的经验，发现了我馆工具书收藏中的一些问题，在此与各位同行和专家们商榷。
一. 工具书的定义
工具书中的主要部分为词典和百科全书，这也是人们通常所理解的工具书。当然，词典和百科全书并不就是工具书的全部。但是，要为工具书下一个准确的、科学的定义，并非是一件十分容易的事情。《新不列颠百科全书》中“工具书和手册”（ Reference books, handbooks, and manuals ）这一条目将工具书解释为“各种数据集以及已知信息的有价值的和解释性的概括。它们既包括关于一个主题的一些小的方面的短小专著或数据表系列，也包括将大量现有知识包含入一部综合性著作的百科全书式的概括”（参见⑷）。《哈罗德图书馆管理员词汇》将工具书定义为“诸如词典、百科全书、地名录、年鉴、机构名录、索引、书目和地图集等等在不同程度上提供确切信息、并且供参考而不是阅读所用的图书”（参见⑿）。《美国图书馆协会图书馆和情报学词汇》中将工具书定义为“一种按照某种体例编排的，专供查找特定资料而不是供系统阅读的图书”（参见⑾；又见⑴，第8页）。希伊的《参考工具书指南》（参见⑵）一书也基本上根据这一原则收集其条目。我们认为，这些关于工具书的定义比较接近于工具书通常所包括的范围和我馆工具书阅览室建立的宗旨，应当作为我馆西文工具书收藏的标准。作为主要为研究人员服务的国家图书馆，工具书的收藏会对读者产生很大的影响，这也反映了我馆的藏书质量。本文不打算深入讨论工具书的定义，我们的目的是使我馆的工具书藏书建设更为完善，使读者使用起来更为方便。
二. 西文工具书的采访特点与方法
1. 采访特点
a) 北京图书馆应当成为我国的工具书收藏中心。在我国各图书馆购书经费普遍紧张的今天，中小型图书馆无力购买大型工具书，也没有畅通的购书渠道。而政府对我馆十分重视，每年保证我们的采访经费，我们应当想办法如何合理地用好这些经费。我们与国内外多家书商、出版社有直接的联系，这些条件保证我们有能力订购昂贵的或较难购买的工具书。尽管如此，我们要想将世界上出版的所有西文工具书都采购也是不可能的。仅以美国为例，每年出版的工具书就有2500种之多。因此，我们只有根据一定的方针和出版情况以及经费条件，将可选工具书按轻重缓急有重点地采选。首先，是那些被视为核心工具书的重点图书，它们是我馆最基本的参考用书，包括最具有权威性和综合性的书目、百科全书、词典、年鉴、传记等等。对于这部分图书，我们应不惜花费大量人力、物力来保证入藏。其次，是那些与核心工具书类似，但其水平、层次稍低，或者内容较专的工具书。例如，我们已经订购了《英国传记大词典》（Dictionary of National Biography）和《英国名人录》（Who's Who），在经费不足的情况下，《英国科学家名人录》（ Who's Who of British Scientists ）就可以稍缓订购；如果经费允许，我们应当予以入藏，因为尽管前二者是最权威的英国名人录，但是想查找英国科学家有关资料的读者则感到后者使用起来更为方便。国家图书馆应当满足更广泛的读者的需要，其馆藏不但要保证质量，同样也应当保证数量，这也是我馆区别于其它图书馆的特点之一。
b) 普通图书中有一大部分在某种意义上说是可有可无的，有些漏订了关系也不大，而且人们对收藏标准的观点各异，莫衷一是。但是，工具书却情况不同，它要求采购工作更为全面、更为系统。有时，漏订一部书，特别是那些举世公认的权威著作（如《新不列颠百科全书》等），就会直接影响我馆的服务水准乃至我馆的威望。因此，我们应当阅读大量有关工具书的各方面论著，全面、系统地掌握各种类型工具书的出版水平和编纂标准；对那些重要的工具书，应随时注意其出版动向和修订情况，以免漏订。
c) 西文图书的出版、销售等方面都远远不同于其它文种的图书，其主要特点在于频繁出现的出版商之间的跨国兼并和出版权的转移、代理商与出版社之间的复杂关系、在版书和绝版书的不同、图书的版本和价格之间的很大差别（参见⑽）等等。例如，《吉尼斯记录大全》（Guiness Book of Records）原由 Sterling 公司出版，1991 年以后改由 Facts on File 公司出版；Pergamon 公司倒闭，它在中国的办事处关闭；又如，《美国学术百科》（Academic American Encyclopedia）、《格罗利尔学术百科》（Grolier Academic Encyclopedia）、《麦克米伦家庭百科》（ Macmillan Familly Encyclopedia ）和《莱克西肯通用百科》（ Lexicon Universal Encyclopedia ）这四种图书实际上是同一种百科全书因发行地区不同和历史原因而形成的的四种不同的版本。诸如此类的变化要求我们采访人员在工作中全面掌握并随时做出相应的变化，才能保证订购工作不至于中断或失误。
d) 绝大部分西文工具书都具有连续出版的特点。它们可分为出版周期稳定的连续性工具书和不定期连续出版的工具书这两种。例如：年鉴每年出版一次，连续报导每年（前一、二年）内的各种事件、统计资料等等；词典不定期修订出版新的版本，加入若干时间内出现的新词。无论是哪一种形式的连续性工具书，其目的不外乎保持资料的连续性和保持知识的新颖。这既是此类工具书的价值之所在，也是研究人员所需资料的必要保证。因此，采访人员就应当格外注意这类工具书的采访订购工作，建立一套完整的采访目录，找到一种特别的订购方法（例如长期订单），定期核查到书情况，及时补订未能及时到馆入藏的图书。这样才能保证每一套连续性工具书的完整、连续和更新。否则，将失去这类工具书应有的参考价值。
e) 此外，大型百科全书的出版社都主要只出版自己的百科全书，很少出版其它图书，而且出版量与普通图书相比较少，价格较贵。因此，它们往往不编制新书通报或目录，书商或书店也很少对它们作报导。我们有时不知道某种百科全书的出版社地址、最新价格、最新版的修订比例等等情况，从而无法正式发出订单。以《意大利百科全书》为例，我馆原有的版本已经破损，无法继续使用；我们在几年前就打算订购新版，但是因无从查找图书信息而一直没有如愿。 1991 年 6 月意大利大使馆向我馆赠送《但丁百科全书》一套，我们从其中了解到了该出版社的全称和地址，去信索要目录，从而得以订购新版。西班牙出版的《欧美插图大百科全书》的订购过程也与此类似。对于小文种的工具书，由于各代理商（如中国图书进出口总公司等等）都不作报导，我们只能留心各种书评杂志和工具书指南，参加各种展览会，或者主动向出版社索要目录。
f) 有些大型百科全书出版社自办发行，不允许中间商代理，这为我们的采访工作增加了不少困难。例如，《不列颠百科全书》、《世界图书百科全书》等出版社都自办发行，我们只有多次尝试发订若干书商，才能够最后找到合适的订购途径。有时为了试订一种图书，我们要与各书商进行联系，等待回复，历时几年才得到满意的结果。例如，《世界图书百科全书》和《康普顿百科全书》是我们最近才设法订购到的。
西文工具书的以上采访特点应引起我们的足够重视，保证我们的采访质量。
2. 采访方法
采访各类型工具书应有不同的标准和原则，采访人员应掌握它们的不同采访方法，例如：
a) 百科全书
百科全书是人类一切知识门类或某一知识门类概述性的著述，集各种类型工具书之大成。 人们可以通过百科全书来了解某一领域的知识，或者以此作为深入研究的起点（参见⑴和⑹）。百科全书是工具书阅览室的最重要部分，它们的收藏质量直接影响到工具书阅览室的质量。由于百科全书（特别是多卷集综合性百科全书）价格昂贵，个人或小型图书馆无力购买，读者往往在较大的程度上依赖于我馆的藏书。我们如果做好这方面的工作，就能够较好地体现出国家图书馆的特色。过去，百科全书的订购情况较差：有的重要百科全书十几年没有采入新版，有的书因价格太贵而无力购买，有的书则发订以后一直没有到货。最近几年来，馆里有关部门多次召开有关工具书的会议，馆内外的专家们提出了不少有益的设想和建议。我们认为，作为国家图书馆，不管读者多寡，都应当藏有各种文字、各个主要国家出版的大型综合性百科全书或国家百科全书。在此基础上我们努力改进自己的工作，在几年内使西文百科全书的收藏初具规模。目前入藏的百科全书主要有：
⒈ 《新不列颠百科全书》 ( New Encyclopaedia Britannica )
⒉ 《美国百科全书》 ( Encyclopedia Americana )
⒊ 《钱伯斯百科全书》 ( Chambers's Encyclopaedia )
⒋ 《国际百科全书》 ( Encyclopedia International )
⒌ 《格罗利尔学术百科全书》（又名《美国学术百科全书》） ( Grolier Academic Encyclopedia 或 Academic American Encyclopedia )
⒍ 《科利尔百科全书》 ( Collier's Encyclopedia )
⒎ 《世界图书百科全书》 ( World Book Encyclopedia )
⒏ 《康普顿百科全书》 ( Compton's Encyclopedia )
⒐ 《知识新书》 ( New Book of Knowledge )
⒑ 《法国综合百科全书》 ( Encyclopaedia Universalis )
⒒ 《布洛克豪斯百科全书》 ( Brockhaus Enzyklopadie )
⒓ 《梅耶氏百科全书》 ( Meyers Enzyklopadisches Lexikon )
⒔ 《欧美插图大百科全书》 ( Enciclopedia Universal Ilustrada Europeo-Americana )
⒕ 《意大利科学、文学与艺术百科全书》 ( Enciclopedia Italiana di Scienze, Lettere ed Arti )
⒖ 《苏联大百科全书》（英文版） ( Great Soviet Encyclopedia )
⒗ 《加拿大百科全书》（英文、法文版）( Canadian Encyclopedia 或Encyclopedie du Canada )
⒘ 《澳大利亚百科全书》( Australian Encyclopaedia )
其中 ⒈、 ⒉、 ⒌、 ⒍、 ⒎、 ⒏、 ⒐、 ⒑、 ⒗ 都订购了最新版。 ⒔ 是过去我馆所没有的，它是现今世界上最大型的百科全书之一。⒕ 也由新书替换了过去破损的旧书，并增加了最新的补遗卷。⒒ 和 ⒓因最新版尚未出现或未出齐而暂时不考虑更新。
上述百科全书的修订方式各不相同， 它们包括再版制（若干年以后出新版， 例如《布洛克豪斯百科全书》、 《加拿大百科全书》和《澳大利亚百科全书》）、 补卷制（定期出补遗卷，例如《西班牙百科全书》和《意大利百科全书》）、 出版年鉴（每年出版年鉴，例如《新不列颠百科全书》、 《美国百科全书》、《法国综合百科全书》）、连续修订制（每年修订全书中的若干条目而不改变版面，例如《新不列颠百科全书》、《美国百科全书》、《科利尔百科全书》等等许多美国版百科全书）等等（参见⑴，第99-100页；⑺，第352页）。在1991年版连续修订制的百科全书中，《美国学术百科全书》修订比例为9.5%，《科利尔百科全书》为3.8%，《康普顿百科全书》为11%，《美国百科全书》为2.1%，《新不列颠百科全书》为3.0%，《世界图书百科全书》为19.5%（参见⑺）。对于再版制的百科全书，由于其一般修订篇幅较大甚至全面修订，因此一经入藏的百科全书都应当随时购入新版。对于补卷制的百科全书和出版年鉴的百科全书，我们应注意它们的连续性，其最好的办法就是建立长期订单。对于连续修订制的百科全书，我们目前的方针是对那些重要且阅读频率高的百科全书（如《新不列颠百科全书》和《美国百科全书》）循环交错地 每二、三年订一套新的修订本，其它每四、五年订一套新修订本。对于那些出版社自办发行的百科全书的年鉴，我们较难通过代理商建立长期订单，只有设法直接从出版社订购。
b) 重要的词典和大型语言工具书
除了百科全书以外，语文词典也是工具书中的一个重要部分。在几年前工具书阅览室词典普遍陈旧、残缺的情况下，我们曾进行了大规模的补充。当时订购了一些重要的英语词典和一部分小文种词典。但是，对于主要语种而言，小型语文词典过多并无太大的意义。美国工具书权威基斯特提出了词典采购的 15 条准则（参见⒁）。在我们看来，其中最重要的是出版社的权威性、词典编纂的特点、装订形式等准则。例如，我们在工作中比较重视如下出版社的词典：Houghton Mifflin, Merriam-Webster, Random House,Prentice-Hall, Harcourt Brace Jovanovich, Macmillan, Oxford University Press, World Book。
为了体现出北图的藏书特色，我们应当注意订购大型的语文词典，特别是按历史原则编纂的、反映某种语言历史演变的词典。我馆现有的大型语文词典包括：
⒈《牛津英语大词典》( The Oxford English Dictionary on Historical Principles )（20 卷，1989 年第 2版）；
⒉《格林兄弟德语词典》( Deutsches Worterbuch von Jakob und Wilhelm Grimm )（16 卷）；
⒊《法语宝库》 ( Tresor de la Langue Francaise: Dictionnaire de la Langue du 19e et du 20e siecle )（14 卷，未出齐）；
⒋《意大利语大词典》( Grande Dizionario della Lingua Italiana )（15 卷，未出齐）；
⒌《苏格兰语词典》( Scottish National Dictionary ) 。
其中⒈、⒋和⒌是最近几年内新订购的。我们打算今后加强其它文种（例如西班牙文）大型词典的订购工作。
c) 小文种词典和其它媒介
对于某些较难购买的小文种词典，我们可以考虑购买其它媒介的版本，例如我们最近购买的荷兰ＩＤＣ公司出版的《缩微平片词典集》 ( Dictionaries on Microfiches ) 就包括了阿姆哈拉语、亚美尼亚语、亚述语、高加索语、关岛语、科普特语、爱斯基摩语、达亚克语、盖拉语、格林兰语、象形文字、巴厘语、意第绪语、古英语、古法语、古高地德语、古俄语、蒙古方言、爱斯基摩方言、黑人英语等等小文种、古代语言或方言的 128 种词典，大大地弥补了书本式工具书的不足，因为要订购这些书本式工具书的难度极大或几乎不可能。
三. 关于工具书阅览室收藏范围的设想
工具书是图书馆藏书中的一个十分重要的部分，工具书阅览室自然有着其特殊的地位。工具书阅览室自建立以来已有五年。由于历史较短，从采访、编目到阅览的各个环节难以马上理顺。 1982 年，采访委员会（现外文采编部选书组的前身）开始设专人从事工具书的选书工作，各级领导在经费上也予以充分的支持，西文工具书的采访业务开始逐渐走上了正规。 近年来，选书组的工作人员积极与读者接触，与工具书阅览室的工作人员密切联系，并且参加了参考部举办的多次工具书工作会议，对馆藏西文工具书的现状有了一定的了解。下面，我们想就我馆的现状，针对有关学科及类型的西文工具书的采访和收藏范围，提出自己的一些初步的想法。
1. 大型文学评论、年鉴、机构名录和文献目录
我们认为，图书馆的宗旨是为读者服务，设立工具书阅览室的目的自然也是为了方便读者。 有些图书尽管目前不属于我馆工具书室的收藏范围，但是它们却符合工具书的定义， 而且由于其规模宏大， 不可能通过出纳台借阅； 又因其编排方式， 读者不可能从头至尾地进行阅读，而只是查阅其中的若干条目， 只有放在工具书阅览室中才可能得到充分的利用。 这部分的图书包括：
a) 大型文学评论摘要
《二十世纪文学评论》（ Twentieth-Century Literary Criticism ）（已出 46 卷）；
《当代文学评论》（ Contemporary Literary Criticism ）（已出 72 卷）；
《十九世纪文学评论》（ Nineteenth-Century Literature Criticism ）（已出 37 卷）；
它们都由美国的盖尔（Gale）公司出版，按被评论的作者姓名的字母顺序编排，每卷都在 600 页左右，是重要的文学类工具书。
b) 年鉴
年鉴（在英语中包括 almanac, yearbook, annual 这三种）一般以记述前一、两年内某些国家或地区、某些学科或主题、领域的人物、事实和统计等内容为主的便捷式参考工具书，其内容新颖，查找方便，一向是研究人员的必备工具书之一。近几年来，工具书阅览室已开始重视中文年鉴的收藏与使用工作并取得了实质性进展，外文采编部也开始重视一些重要年鉴的订购工作。但是由于过去的一些规定尚未改变，大多数年鉴仍然不能进入工具书阅览室。
目前工具书阅览室收藏的年鉴为如下一部分百科年鉴和按惯例在工具书室收藏的综合性年鉴：
《不列颠百科年鉴／不列颠世界资料卷》（ Britannica Book of the Year / Britannica World Data ）；
《美国百科年鉴》（ Americana Annual ）；
《惠特克年鉴》（ Whitaker's Almanack ）；
《政治家年鉴》（Statesman's Yearbook ）。
但是，另外一些十分重要的年鉴却没有进入工具书阅览室，例如：
《欧罗巴世界年鉴》（ The Europa World Year Book ）；
《世界大事年鉴》（ The Annual Register: A Record of World Events ）；
《吉尼斯记录大全》（ Guinness Book of Records ）
以及简氏信息集团公司（ Jane's Information Group ）出版的所有有关军事科学的年鉴，例如
《简氏机场设备》（ Jane's Airport Equipment ）；
《简氏世界飞机》（ Jane's All the World's Aircraft ）；
《简氏世界铁路》（ Jane's World Railways ） 等等。
c) 机构名录
《学术世界》（ World of Learning ）；
《欧洲的主要公司》（ Major Companies of Europe ）；
《文学市场》（ Literary Market Place )；
《专业图书馆名录》（ Directory of Special Libraries ）等等，
这些名录均收录了有关机构或组织的负责人人名、地址、职能、电话号码等资料，读者一般都以查找某一特定机构的资料为目的。
d) 书目
包括国家书目、联合目录和专题文献目录等等。目前，世界各国都越来越重视各种目录的编纂工作，其作用不仅在于记录该国或世界上曾经出版过那些图书，也在于向人们指出查阅图书文献的线索，因此它们是研究人员的必备工具书。我馆经常收到一些国家寄送的国家书目，但一直没有统一的收藏办法。在适当的时侯，工具书阅览室应当考虑予以收藏，特别是如下一些重要的书目：
《英国国家书目》（British National Bibliography）；
《美国图书出版记录》（American Book Publishing Record）；
《美国全国联合目录》（NUC - National Union Catalog）（参见下文）。
工具书的判断也是很复杂的。例如，有些手册不属于工具书（例如许多日常生活指南性质的手册），有些手册属于工具书（例如《贝尔斯登有机化学大全》（ Beilstein Handbook of Organic Chemistry ）），有些书名中没有百科全书字样的属于百科全书（例如前面所述的《知识新书》），有些书名中没有名录字样的属于名录（例如《学术世界》（ World of Learning ）），因此编目人员在处理这方面问题时有一定的难度。要完善工具书阅览室的藏书结构，除了改变某些规定以外，我们认为如下的方法也是比较可行的：由馆内外有关专家一次性确定一部分连续性图书作为工具书阅览室藏书，以后每年的新版本就可以用加续的方法自然进入工具书阅览室了。
2. 电子版工具书
随着新技术的出现，图书已不再局限于以书本式印刷品或缩微胶片作为其载体，电子出版物已成为西方出版业迅猛发展的趋势之一（参见⑸和⑻以及本文前面），它们包括随机检索式光盘（CD-RAM）、只读光盘（CD-ROM）、交互式光盘（CD-I）、多媒介（Multimedia）和联机检索（参见⒀，第 37-40 页），其中尤以 CD-ROM 最为新颖实用。CD-ROM 具有体积小、储存量大、检索点多、修订及时等等特点，最适合于作为大型工具书和文献检索目录的载体。以美国《联合目录》（ National Union Catalog ）为例，我馆所藏的 1956 年以前的部分就有754卷，无法进入工具书阅览室。如果采用CD-ROM的版本，这些问题就可以解决了。其它已制成光盘的大型工具书还有：
《新格罗利尔电子百科全书》(New Grolier Electronic Encyclopedia)（《美国学术百科全书》的只读光盘版）；
《信息查找》( Informationa Finder ) （包括《世界图书百科全书》和《世界图书词典》，光盘版）；
《康普顿多媒介百科全书》( Compton's Multimedia Encyclopedia )（只读光盘版，有音像输出）；
《牛津英语大词典》( Oxford English Dictionary on Compact Disk )（只读光盘版）；
《世界的语言》 ( Languages of the World )（只读光盘版，包括了十二种语言的十八种词典）
以及目前已在我馆得到应用的在版书目、机读目录和检索期刊的光盘（参见⑺和⑻）。
此外，诸如《康普顿简明百科全书》( Compton's Concise Encyclopedia )、《梅里亚姆－韦伯斯特英语用法词典》 ( Merriam-Webster Dictionary of English Usage ) 和《ＮＴＣ美国习语、俚语和口语词典》 ( NTC's Dictionary of American Idioms, Slang, and Colloquial Expressions )等等光盘版的工具书也不断出现（参见⑻和⑼）。
它们不仅包含原有工具书的所有内容，而且检索更为方便，体积更小，有时还有图象、声音等输出，甚至有动画效果。在一定的时侯，工具书阅览室也应当考虑提供相应的服务。这样不但可以解决大型工具书每年更新、替换旧书过多而无处存放的问题，而且还可以将我馆西文工具书阅览室的藏书提高到一个新的水平。
参考文献
⑴ 邵献图: 《西文工具书概论》, 北京大学出版社, 1990 年第 2 版;
⑵ Sheehy, Eugene Paul.: Guide to Reference Books, 10th ed., American Library Association, 1986;
⑶ Balay, Robert.: Guide to Reference Books - Covering Materials from 1985-1990, Supplement to the 10th edition., American Library Association, 1992;
⑷ The New Encyclopaedia Britannica, 15th ed., Encyclopaedia Britannica Inc., 1988; vol. 21, p. 555;
⑸ 顾犇：“各种出版媒介的比较书本、缩微出版物、联机检索和只读光盘”，《中国出版》杂志，1991 年第 10 期，第 57-59 页；
⑹ Kister, Kenneth F.: Kister's Concise Guide to Best Encyclopedias, Oryx Press, 1988;
⑺ American Library Association Publishing Company: "Reference Books Bulletin", Booklist, vol. 88, No. 3 (10/1/91), pp. 352-365;
⑻ Desmarais, Norman.: CD-ROMs in Print 1992 - An Intenrational Guide to CD-ROM, CD-I, CDTV & Electronic Book Products, Meckler, 1992;
⑼ 顾犇：“电子图书的新趋势”，《中国出版》杂志，1992 年第 4 期，第 61 页；
⑽ 朱福铮：“图书的十五种主要版本”，《世界图书》，1991 年第 8 期，第34-37 页；
⑾ Young, Heartsill. (ed.): The ALA Glossary of Library and Information Science, American Library Association, 1983， p. 188；
⑿ Harrod, Leonard Montague.: Harrod's Librarians' Glossary of Terms used in Librarianship, Documentation and the Book Crafts, and Reference Book. - 5th ed., Gower Publishing Company, 1984, p. 647;
⒀ Katz, William A.: Introduction to Reference Work, vol. 1: Basic Information Sources. - 6th ed., McGraw-Hill Inc., 1992;
⒁ Kister, Ken.: "Dictionaries Refinded", Library Journal, vol. 117, No. 11 (June 15, 1992), pp. 43-46.
《北京图书馆馆刊》，1993年7月号（第1-2期），第92-98页