在图书采访中，了解图书出版信息当然是必要的条件。由于西文图书出版、推广、发行的方式都不同于其它文种的图书，图书出版信息种类繁多且没有固定的模式，某些图书的订购和补残工作显得较为困难。因此，对于西文图书的采访人员而言，掌握图书出版信息就显得尤其重要。为了把北京图书馆建设成具有中国特色的国家图书馆，我们应当进一步完善我们的西文图书采访工作。本文的目的是想在这个领域内做一个初步的尝试。
全世界每年出版的西文学术图书有十几万种⑾，要从如此众多的图书中选择出适合我们馆藏的好书并非是一件十分容易的事情。我们可以利用的常规图书信息有出版社的新书通报、书商（书店）的统订目录等等，非常规的图书信息有古旧书店的库存目录等等；除此以外，还有新技术带来的联机检索和只读光盘等书目数据库。西文图书的常规订购和残缺卷补订工作与这些信息密切相关。在本文中，作者想根据自己在西文图书采访中的工作体会，对西文图书书目信息的收集以及残缺卷的补充工作做一个总结。由于常规的图书信息（如统订目录等）早已经成为采访的日常工作中必不可少的工具，作者不想在此作过多的讨论。因此，本文侧重于讨论非常规的图书信息和残缺卷补充工作。残缺卷的补订工作是我馆西文图书采访中的一个弱点。历史上形成的各种各样的残缺卷数量繁多，要全部补齐是不可能的。我们所作的只是初步的尝试，还有很多问题有待于深入探讨。
一. 西文图书采访中的图书信息
在西文图书采访中, 采访工作人员所能够利用的图书信息一般有出版社的新书通报和累积目录、书商（书店）的统订目录、书评类报刊、在版书目（Books in Print）、文献目录（Bibliography）和图书指南等等, 还有一些古旧书店定期出版的库存目录。
1. 出版社的新书通报和累积目录
各个出版社都有自己的一套新书推广和库存报导目录体系。最简单的新书报导就是散页的推广材料，几乎所有出版社都有这种形式的新书报导，有的是一页介绍一部书，有的是单页的新书清单，有的就是新书封皮。它们包括著者、书名、出版社、出版日期、页码、价格、国际标准书号等等主要项目，大部分推广材料中还有内容简介。
大型出版社由于出版量较多，每月都出一本小册子报导当月的新书。这样的出版社有荷兰的 Elsevier 出版公司和德国的 Springer-Verlag 出版公司等等。较大型的出版社还出版累积目录，它们分为两种：一种是每年出版的、以报导当年出版的图书为主的年度目录；另一种是定期（周期至少一年以上）出版的、按学科或主题编排的、报导该出版社或多个出版社几年或几十年出版的图书，例如原 Pergamon 公司的 Encyclopedia and Dictionary of the World 。累积目录一般都有现货供应。读者如果需要其中的图书，可以向出版社邮购或者委托书商（书店代为购买）。由于这种累积目录出版周期较长，不能起到新书报道的作用。如采访部门已经有了大型国家性在版书的话，这种目录的作用就不大了。但是，这种目录有时有较详细的图书介绍和出版记录，可供采访人员选择或在补订图书时参考。
以上各种目录都是由出版社免费提供的。如果读者对某出版社的图书感兴趣，可以直接写信向出版社的推广部门索要目录。对于采访工作人员而言，应当随时注意出版社目录的寄到情况。如果出版社突然中断邮寄目录，应当及时写信恢复联系。但是全世界的出版社数量太多，我们不可能向所有出版社索要目录。因此，我们一般主要依靠书商（书店）的目录，以出版社目录作为补充。
2. 书商（书店）的统订目录和新书报导
出版社的新书通报尽管可以为我们提供该出版社的最新图书信息，但是对于事务繁多的采访工作人员来说要看遍所有出版社的目录，却是一种既不全面又费工夫的事倍功半的方法。为了解决这个问题，图书代理商们都将自己所代理的出版社的新书报导汇总编制成统订目录。我们使用的主要有中国图书进出口总公司编制的统订目录（包括社会科学类的Ｓ目录、科技类的Ｔ目录、生物医农的Ｍ目录、文献类的Ｌ目录等等）、北京市外文书店的目录（分社科和科技两种）、国际书店的ＣＣ目录等等以及英国和美国的 Blackwell 图书公司、美国的 ABC 图书公司、意大利的 Casalini 图书公司等外国图书公司的卡片订单式新书报导单。
国内几家公司的目录基本上是根据上述外国出版社的新书通报编制而成的，其特点是速度快。但是因为这些目录在编制的时侯图书尚未出版，以后的书名、价格等等诸多因素都可能会变化，所以这种目录有一定程度的不精确性。
国外书商的目录编制则与此不同。书商根据其收到的出版社的图书、清样或封皮，由专家对该书的主题和非主题进行分析，确定读者层次、图书类型等等，然后再向客户提供正式的图书报导单。图书馆在与书商建立联系的时侯，应向书商提出由自己所需要收藏图书的专业范围、读者层次、语种、装订形式等等要素而构成的纲目（PROFILE）， 书商在每次提供新书报导时就根据这个纲目从数据库中自动检索出相应的图书，以新书报导单、磁带、磁盘、联机等形式向图书馆提供服务。这种目录的特点是信息准确、全面，分类科学，但是因为报导较晚，如果订购不及时，书就可能马上售缺或绝版。
3. 书评类报刊
无论是出版社的新书报导还是书商的统订目录，它们都只是提供图书的客观信息。要了解图书的学术质量、畅销程度等人们对图书的主观看法，还应当阅读书评类的期刊和报纸。在西文图书的采访中，主要有如下一些期刊和报纸：
a) 《出版家周刊》（ Publishers Weekly ），主要介绍出版业的动态和新书信息以及图书评论，由美国鲍克（Bowker）公司出版；
b) 《书目》（ Booklist ），综合性书评杂志，其中“参考书通报”栏目是选择工具书的重要信息源，由美国图书馆协会出版；
c) 《选目》（ Choice ），主要为大学图书馆的选书工作提供信息，由美国图书馆协会出版；
d) 《参考研究图书书讯》（ Reference & Research Book News ），主要提供参考研究类图书的新书信息，由美国学术图书公司出版；
e) 《科技书讯》（ SciTech Book News ），主要提供科技类图书的新书信息，由美国学术图书公司出版；
f) 《大学出版社书讯》（ University Press Book News ）主要提供大学出版社新书信息，由美国学术图书公司出版；
g) 《图书馆杂志》（ Library Journal ），反映美国图书馆事业的发展现状，报道美国出版界新闻和动态，由美国鲍克公司出版；
h) 《书商杂志》（ Bookseller ），提供英国书刊的出版、发行和销售等方面的信息以及图书评论，由英国惠特克父子有限公司出版；
i) 《英国书讯》（ British Book News ），主要介绍英国图书事业的现状，由英国文化委员会出版；
j) 《参考工作季刊》（ RQ - Reference Quaterly ），附有工具书评介，由美国图书馆协会出版；
k) 《泰吾士报文学评论副刊》（ TLS - The Times Literary Supplement ），英国的重要图书评论类报纸，由《泰吾士报》社出版；
l) 《纽约书评》（ New York Revw of Books ），美国的重要图书评论类报纸，由《纽约书评》公司出版；
m) 《伦敦书评》（ London Revw of Books ），英国的书评类报纸，由《伦敦书评》公司出版。
关于它们中几种重要期刊的特点，参见文⑴、⑸和⑿。
此外，一些中文期刊杂志也是可以参考的，例如《读书》、《世界图书》、《中国出版》等等，它们中经常附有所评介的图书的原名。由于期刊中所评论的图书范围很广，我们可以从中看到一些小出版社出版的好书，而在其它目录中则很难看到关于它们的信息。
4. 在版书目
在版书目是一种现货目录。在版书目中有的图书一般都可以在出版社或书店买到。到目前为止，在版书目有书本、缩微平片、磁带、联机检索、只读光盘等多种形式（参见⑵和⑶）。我们所使用的在版书目主要有《美国在版书目》、《惠特克在版书目》（原《英国在版书目》）、《国际在版书目》、《法语图书在版书目》、《德语图书在版书目》等。
过去，我们所使用的是书本式在版书目。由于书本式在版书目每年更新一次（美国在版书目有半年的补遗），很多新书都查不到。又因为书本式在版书目的检索途径一般只有著者、书名、主题等项目，如果不知道确切的著者或书名就很难查到所需要的书。
如今，主要的在版书目都出版了只读光盘的版本。我们不仅可以根据著者、书名、主题来捡索，而且还可以根据丛书名、关键词、国际标准书号、读者层次、出版年代、价格、出版社、是否有插图等等其它许多种途径来检索，使过去无法查到或很难查到的图书都可以在几秒钟之内查到。
除了检索方便以外，光盘版在版书目所包括的内容比书本式在版书目更多、更全、更新。以《带书评的美国在版书目》光盘为例，它每两个月更新一次，其中不仅收入了在版书目，而且还包括了一些尚未出版的新书（甚至有两年以后的图书）。它不仅包括了原书本式的《美国在版书目》（ BOOKS IN PRINT ）的全部内容，而且还包括了《新书通报》（ FORTHCOMING BOOKS ）、《在版书目主题指南》（ SUBJECT GUIDE TO BOOKS IN PRINT ）、《在版丛书》（ BOOKS IN SERS ）的内容、部分绝版图书的信息、以及如下美国书评类期刊中的所有书评：
《书目》（ Booklist ）
《选目》（ Choice ）
《图书馆杂志》（ Library Journal ）
《出版家周刊》（ Publishers Weekly）
《参考研究书讯》（ Reference & Research Book News ）
《科技书讯》（ SciTech Book News ）
《学校图书馆杂志》（ School Library Journal ）
《大学出版社书讯》（ University Press Book News ）
与此类似，《惠特克在版书目》光盘中除了包括在版书目的信息以外，还包括了将要出版的图书和部分绝版图书的信息以及《书商杂志》的书评索引。它每月更新一次。
但是，由于许多出版社为了自己的利益不及时向在版书目出版商报告绝版信息，因此在版书目中的信息在一定程度上是不精确的。根据我们的经验，依靠在版书目订购图书的到货率大约只有 60 % 。
5. 文献目录
文献目录（ Bibliography ）包括的范围很广，有国家书目、营业书目、联合目录、专科或专题书目、推荐书目、书目之书目等等（参见⑸和⑹）。关于营业书目（主要是在版书目），我们在上一节已经作了若干讨论。其它书目尽管对图书采访并非必不可少，但是对于采访人员了解各学科的重点和发展动向以及了解馆藏的结构具有一定的参考价值。由于它们不是现货目录，我们从其中了解到某些图书以后也未必能订购得到。
除了在版书目以外，经常使用的书目主要包括如下几种：
《美国图书出版记录》（ American Book Publishing Record ），
《美国全国联合目录》（ National Union Catalog ），
《工具书指南》（ Guide to Reference Books ）（参见⑹），
《美国工具书年鉴》（ American Reference Book Annual ），
《科技核心图书和期刊目录》 （ Core List of Books and Journals in Scnce and Technology ）（参 见⑽）。
6. 古旧书店的目录
国外的古旧书店都定期出版自己的库存目录，目录中一般包括著者、书名、出版年代、图书的质量、价格等等项目。对于一些价格特别贵（例如几百或几千英镑）图书（一般属于善本书），我们自然应当慎重选订。对于价格适中的图书，我们还应当注意目录中对图书质量的描述，如下这些术语在国外的图书业中是通用的：
Mint（崭新）：崭新，没有被阅读过；
Fine（优等）：近于崭新，有点陈旧，但没有任何缺损；
Very Good（很好）：书被用过，有磨损的痕迹，但没有缺损；
Good（较好）：书被用过，有常规磨损和老化的痕迹，完整而没有主要的缺损；
Fair（尚好）：书被用过并被磨损，封面可能被撕破，还可能有其它缺损；
Reading Copy（可读）：书的质量很差，除了正文完整以外其它无法描述。
在古旧书店定期出版的库存目录中，一般都有这些描述质量的词。如果用户向书商订购的是新书，书商因无法供货而只能在旧书店或读者手中找到该书，那么书商也会以类似的方式及时报告图书的质量和价格变动，以便用户最后决定是否需要（参见⑺）。
7. 关于图书业的工具书
关于图书业的工具书有很多种。除了上面所说的在版书目和一些文献目录以外，还有如下一些关于世界图书出版和贸易的指南：
1) 《美国图书业指南》（ AMERICAN BOOK TRADE DIRECTORY ）；
2) 《国际图书业指南》（ INTERNATINAL BOOK TRADE DIRECTORY ）；
3) 《文学市场》（ LITERARY MARKET PLACE ）；
4) 《国际文学市场》（ INTERNATIONAL LITERARY MARKET PLACE ）；
5) 《出版家国际标准书号指南》（ PUBLISHERS INTERNATINOAL ISBN DIRECTORY ）；
6) 《美国出版家和批发商指南》（ PUBLISHERS, DISTRIBUTORS & WHOLESALERS OF THE UNITED STATES ）；
7) 《鲍克图书馆和图书业年鉴》（ THE BOWKER ANNUAL LIBRARY AND BOOK TRADE ALMANAC ）；
8) 《出版家指南》（ PUBLISHERS DIRECTORY ）；
9) 《国际出版家指南》（ PUBLISHERS INTERNATIONAL DIRECTORY ）；
10)《卡塞尔英国出版业指南》（ CASSELL'S DIRECTORY OF PUBLISHING IN GREAT BRITAIN ）；
11)《缩微出版物市场》（ MICROFORM MARKET PLACE ）；
12)《图书馆参考大全》（ Library Reference Plus ）。
其中 12) 是最新出版的只读光盘（CD-ROM），它包括了以上的 1)、3)、4)、6)、7)。
采访人员只有借助于它们，才能够开始与出版社进行联系，索取目录或联系订购事宜。关于它们的详细情况，参见⑹。
8. 缩微出版物和其它出版媒介的信息
关于缩微出版物也有一些与书本式出版物类似的书目工具书，如《在版缩微出版物》（Microforms in Print）、《缩微出版物书目指南》（Bibliographical Guide to Microform Publications）、《缩微出版物市场》（Microform Market Place）等等。除了这些工具书以外，采访工作人员应当熟悉一些专业的缩微制品出版公司，它们的目录中就包括了本出版社的所有出版信息。这些出版公司中比较重要的有：荷兰的英特文献公司（ＩＤＣ）、美国的大学缩微公司（ＵＭＩ）。还有一些出版工具书较多的公司，它们也经常出版缩微形式的工具书，如德国的 K. G. Saur 公司和英国的 G. K. Hall & Co. 公司等等。除此以外，缩微制品的出版信息都散见在各出版社的目录和新书报导中。
随着科学技术的不断发展，出版业中不断有新的媒介出现，例如只读光盘、电子图书等等。为此，采访人员应当随时注意新的科技信息和出版信息，掌握第一手资料。
最近四、五年间，国外只读光盘（CD-ROM）的出版量成倍地增长。目前，只读光盘已经不再是人们所感到陌生的出版媒介。只读光盘的出版信息除了《在版只读光盘》（CD-ROM in Print）以外，也都散见在各出版社的目录中。
二. 西文图书的补订工作
我馆的西文馆藏中存在着一定数量的缺卷。它们主要包括：由于历史原因而大量缺订的图书（如文革期间出版的社科类图书缺藏十分严重）、由于采访人员没有及时跟踪而产生的多卷集缺卷或连续性图书中断致残、由于某些采访人员素质不高而漏选的好书。残缺卷的存在直接影响了我馆的藏书质量。因此，我们在完成常规的新书订购业务的同时应当重视残缺卷的补订工作。要全面补订缺藏的图书几乎是不可能的，因为人力、财力以及图书馆和图书业的现状都不允许我们这样去做。但是，我们可以利用现有条件尽可能地补充缺卷。以上所述的各种图书信息资料是补充缺卷的主要工具。西方大多数国家都有在版书目，这为我们补订工作提供了可能性，创造了良好的条件。
1. 残卷补订工作主要的步骤
a) 选定补充范围。一般由读者推荐和采访人员有目的地普查确定补充范围。前者是一个很好的方法，因为读者是馆藏图书的使用者，而他们的意见与要求往往能直接反映出世界各国学术发展新动向和我们馆藏的不足，但是这在很大程度上依赖于读者的热心程度。后者就采访人员来说是一个较为主动而且能系统解决问题的办法，但是工作量十分巨大，而且在没有自动化的条件下几乎不可能做到。我们应该根据本馆的职能范围、重点读者对象及其要求、采访方针以及馆藏状况等因素确定哪些学科、主题或类型的图书应予以补充。如近年来，我们在此主导思想下对馆藏重点的中国学图书、诺贝尔奖金与普利策奖金获得者的著作以及工具书等作了系统的补充，进一步完善了馆藏，收到了较好的效果。
b) 查找出版信息。其主要工具包括前面介绍的所有书目信息资料。按作用可分为两类：一类是具有权威性的参考书目，主要为各学科所公认的参考书目、文献和指南等等，目前只读光盘版在版书目中的主题与关键词索引也为补充缺藏提供了较全面的可供选择的书目资料。例如，我们在补充馆藏科技图书和工具书时分别利用了《科技核心图书和期刊目录》（⑽）和《工具书指南》（⑹）。实践证明，这类书目资料是采访人员补充图书的主要参考依据。另一类是具有累积性的书目资料，它们主要包括国家书目、各出版社的累积目录和在版书目等等。因为残缺的图书大多为若干年前的出版物，有的目前仍然在版，有的则已经绝版，要了解这些图书的来龙去脉和出版信息只有在这些目录中才能查到，例如，我们在补订工具书阅览室的大量残缺多卷集和连续性工具书时就利用了这些目录。查找准确的出版信息是补充残缺卷工作的质量保证。
c)查重亦即将欲补订的图书在馆藏中做详细的调查研究，确定其是否真正缺藏以及实际残缺的卷次和版次。由于历史原因，我馆的采访目录、编目目录、目录厅目录与书库、工具书阅览室的实际藏书之间有着很大的差异。要了解真实情况，必须在以上各处进行调查，工作量十分巨大。但这却是必不可少的步骤，因为它不但使采访人员在实际工作中了解馆藏、分析造成残缺卷的原因、提高工作质量，而且还为国家节约了不必要的开支。例如，《贝尔斯登有机化学大全》是德国施普林格出版社出版的一部化学方面的权威性工具书。它从 1918 年开始陆续出版 27 卷的正编以来，至今已经出版到第五补编，总计 600 多册。由于其价格十分昂贵（每册 1,000 至 2,000页, 约1,000至 2,000 德国马克），过去我馆经费紧张，无力购买，从 1980 年至今缺卷达 100 多册。 1990 年, 我们下决心进行这套工具书的补订工作。但是，由于这套书的编排十分复杂（分若干补编，每一补编又分成 27卷，每卷又分成若干部分）、编目体系十分混乱（有四、五种分类号）、采访头绪多等等因素，要彻底了解它的来龙去脉并非易事。为了查清馆藏，我们首先向出版社索要了关于此书的详细资料，然后以此为根据核查了西文采访组、西文编目组、目录厅、工具书阅览室的几套目录，并去工具书阅览室、书库、西编组等处查看这套书的实际情况。在此基础上，我们找出了 30 多册缴送影印本，节省了一笔开支。然后，将其余的 130 多册缺卷做了补订。
d) 原始的制作订单方法就是手工打印，亦即由选书员根据出版社目录或在版书目打印出草片，再由采访人员打制成采访卡片和正式订单。
e) 确定适宜的购买渠道是提高到书率的关键。对于普通图书，一般的书店或书商都可以代理购买。但是对于绝版图书和古旧图书，我们必须委托有绝版图书搜寻业务并且有良好信誉的书商代理购买。不然，发出订单以后订不到书，前面的补残工作都成了无效劳动。对于某些出版社自办发行、不允许任何公司代理的图书，我们只能设法直接通过出版社购买。例如，我们在补订美国 Academic International Press 公司出版的《现代苏俄历史百科全书》 (The Modern Encyclopedia of Russian and Sovt History) 等图书时就采用了这种办法。另外，对于某些实在订购不到、而且我们又特别需要的图书，可以委托某些提供特别服务的公司（如美国的ＵＭＩ公司）和图书馆提供图书的复印件。
2. 应用新技术提高残缺卷补订工作的质量和效率
以往我们做补订工作均采用手工作业，检索信息源和检索手段及其贫乏，使这一工作变得十分繁杂，从查重到打制订单等各个环节的工作量都要大于常规选书的三至四倍，因此往往仅限于某一出版社或某一种类图书的补订。例如，我们于 1988 年开始着手补充德国施普林格出版社（ Springer-Verlag ）出版的《数学讲义丛书》这套数学领域中最重要的丛书。它从 1951 年开始，迄今已经出版了 1,500 多册，深受数学界师生和研究人员的好评。过去，我馆的这套丛书缺藏很多，读者意见较大。由于当时没有很好的信息来源，书本式的在版书目又没有提供按丛书名检索的途径，我馆的几套目录中都没有完整的丛书名目录, 我们只能利用施普林格出版社的年度累积目录来作为依据，按照个别书名来逐个查重。经过打制草片→将草片分别按书名和著者排列→查重→打制正式订单→下目录→向代理商发订等手续，历时半年时间，补订了 400 多种图书。但是这样做效率极低，很难将这一工作大面积展开，更谈不上涉及多出版社出版的某学科或某主题的图书的补订工作了。例如，我馆的《采访方针》中明确规定，诺贝尔奖金获得者的著作和中国学图书都属于重点入藏范围。过去，采访人员曾有意识地作过一些搜集工作，其基本工具是书本式的在版书目。经过多次尝试，终因事倍功半、得不偿失而未能完成。
随着新技术的出现，我们采访部门引进了计算机和各种只读光盘在版书目等数据库，使以往难以做到的事情成为可能。例如，引进在版书目的只读光盘以后，我们首先根据有关诺贝尔奖金获得者的资料检索并打印出他们的部分著作或者通过关键词和主题检索出部分中国学图书，然后使用我组与其它部门同志合作编制的光盘数据向 dBase 数据转换的程序，进行查重并打印订单，大大地简化了手续，提高了工作效率，使补订工作真正得以大规模地展开。通过这一工作，我们共补订了诺贝尔奖金获得者著作约 600 种，中国学图书约 1,000 种。
三. 结束语
以上只是我们对西文图书采访有关方面所作的一个粗略的总结，实际工作中还有很多问题有待于解决。例如，学会出版物和会议录的收藏一直是工作中的一个难点，我们目前只作了一些初步的尝试，没有很好的办法，也没有明显的效果。我们相信，随着我馆西文大系统的上马以及微机和光盘的进一步应用，很多过去难以解决或者根本不可能解决的问题都会找到较好的解决办法。
参考文献
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⑵ 顾犇: “中国应有自己的在版书目──中西比较与设想”,《中国出版》, 1991年第 9 期, 第 54-55 页;
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⑷ 顾犇: “西文图书采访中的只读光盘及其若干应用”，《进口图书采访论文集》, 国际文化出版公司, 1991 年, 第 248-255 页;
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⑹ Sheehy, Eugene Paul.: Guide to Reference Books, 10th ed., American Library Association, 1986，pp. 1-105;
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⑼ 朱福铮：“国际标准书号与图书”，《世界图书》，1991 年第 9 期, 第 34-36 页;
⑽ Powell, Russell H. et al.: Core List of Books and Journals in Science and Technology, Oryx Press, 1987;
⑾ Library and Book Trade Almanac: Facts, Figures and Reports, 35th ed. 1990-91, R. R. Bowker, 1990;
⑿ 邵萍、王岩：“西方的书评、书评刊物和书评索引”，《世界图书》，1992 年 第 4 期。
《北京图书馆馆刊》，1992年8月号（创刊号），第61-67页；转载于《北京图书馆同人文选·第三辑》，北京图书馆出版社，1997年，第152-160页